1. WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?

Personal information you disclose to us

We collect personal information that you voluntarily provide to us when you register on the Services, express an interest in obtaining information about us or our products and Services, when you participate in activities on the Services, or otherwise when you contact us.

Personal Information Provided by You. The personal information that we collect depends on the context of your interactions with us and the Services, the choices you make, and the products and features you use. The personal information we collect may include the following:

• email addresses
• usernames
• names
• phone numbers
• mailing addresses
• contact preferences
• contact or authentication data

2. HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION?

In Short: We process your information to provide, improve, and administer our Services, communicate with you, for security and fraud prevention, and to comply with law. We process the personal information for the following purposes listed below. We may also process your information for other purposes only with your prior explicit consent.

We process your personal information for a variety of reasons, depending on how you interact with our Services, including:

• To facilitate account creation and authentication and otherwise manage user accounts. We may process your information so you can create and log in to your account, as well as keep your account in working order.
• To deliver and facilitate delivery of services to the user. We may process your information to provide you with the requested service.
• To respond to user inquiries/offer support to users. We may process your information to respond to your inquiries and solve any potential issues you might have with the requested service.
• To send administrative information to you. We may process your information to send you details about our products and services, changes to our terms and policies, and other similar information.
• To request feedback. We may process your information when necessary to request feedback and to contact you about your use of our Services.
• To send you marketing and promotional communications. We may process the personal information you send to us for our marketing purposes, if this is in accordance with your marketing preferences. You can opt out of our marketing emails at any time. For more information, see "WHAT ARE YOUR PRIVACY RIGHTS?" below.
• To protect our Services. We may process your information as part of our efforts to keep our Services safe and secure, including fraud monitoring and prevention.
• To identify usage trends. We may process information about how you use our Services to better understand how they are being used so we can improve them.
• To save or protect an individual's vital interest. We may process your information when necessary to save or protect an individual’s vital interest, such as to prevent harm.

3. WHAT LEGAL BASES DO WE RELY ON TO PROCESS YOUR INFORMATION?

In Short: We only process your personal information when we believe it is necessary and we have a valid legal reason (i.e., legal basis) to do so under applicable law, like with your consent, to comply with laws, to provide you with services to enter into or fulfill our contractual obligations, to protect your rights, or to fulfill our legitimate business interests.

If you are located in the EU or UK, this section applies to you.

The General Data Protection Regulation (GDPR) and UK GDPR require us to explain the valid legal bases we rely on in order to process your personal information. As such, we may rely on the following legal bases to process your personal information:

• Consent. We may process your information if you have given us permission (i.e., consent) to use your personal information for a specific purpose. You can withdraw your consent at any time. Learn more about withdrawing your consent.
• Performance of a Contract. We may process your personal information when we believe it is necessary to fulfill our contractual obligations to you, including providing our Services or at your request prior to entering into a contract with you.
• Legitimate Interests. We may process your information when we believe it is reasonably necessary to achieve our legitimate business interests and those interests do not outweigh your interests and fundamental rights and freedoms. For example, we may process your personal information for some of the purposes described in order to:
  • Send users information about special offers and discounts on our products and services
  • Analyze how our Services are used so we can improve them to engage and retain users
  • Diagnose problems and/or prevent fraudulent activities
  • Understand how our users use our products and services so we can improve user experience
• Legal Obligations. We may process your information where we believe it is necessary for compliance with our legal obligations, such as to cooperate with a law enforcement body or regulatory agency, exercise or defend our legal rights, or disclose your information as evidence in litigation in which we are involved.
• Vital Interests. We may process your information where we believe it is necessary to protect your vital interests or the vital interests of a third party, such as situations involving potential threats to the safety of any person.

If you are located in Canada, this section applies to you.

We may process your information if you have given us specific permission (i.e., express consent) to use your personal information for a specific purpose, or in situations where your permission can be inferred (i.e., implied consent). You can withdraw your consent at any time.

In some exceptional cases, we may be legally permitted under applicable law to process your information without your consent, including, for example:

• If collection is clearly in the interests of an individual and consent cannot be obtained in a timely way
• For investigations and fraud detection and prevention
• For business transactions provided certain conditions are met
• If it is contained in a witness statement and the collection is necessary to assess, process, or settle an insurance claim
• For identifying injured, ill, or deceased persons and communicating with next of kin
• If we have reasonable grounds to believe an individual has been, is, or may be victim of financial abuse
• If it is reasonable to expect collection and use with consent would compromise the availability or the accuracy of the information and the collection is reasonable for purposes related to investigating a breach of an agreement or a contravention of the laws of Canada or a province
• If disclosure is required to comply with a subpoena, warrant, court order, or rules of the court relating to the production of records
• If it was produced by an individual in the course of their employment, business, or profession and the collection is consistent with the purposes for which the information was produced
• If the collection is solely for journalistic, artistic, or literary purposes
• If the information is publicly available and is specified by the regulations
• We may disclose de-identified information for approved research or statistics projects, subject to ethics oversight and confidentiality commitments

4. WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION?

In Short: We may share information in specific situations described in this section and/or with the following third parties.

We may need to share your personal information in the following situations:

• Business Transfers. We may share or transfer your information in connection with, or during negotiations of, any merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business to another company.

5. DO WE USE COOKIES AND OTHER TRACKING TECHNOLOGIES?

In Short: We may use cookies and other tracking technologies to collect and store your information.

We may use cookies and similar tracking technologies (like web beacons and pixels) to gather information when you interact with our Services. Some online tracking technologies help us maintain the security of our Services and your account, prevent crashes, fix bugs, save your preferences, and assist with basic site functions.

We also permit third parties and service providers to use online tracking technologies on our Services for analytics and advertising, including to help manage and display advertisements or to tailor advertisements to your interests. The third parties and service providers use their technology to provide advertising about products and services tailored to your interests which may appear either on our Services or on other websites.

To the extent these online tracking technologies are deemed to be a "sale"/"sharing" (which includes targeted advertising, as defined under the applicable laws) under applicable US state laws, you can opt out of these online tracking technologies by submitting a request as described below under section "DO UNITED STATES RESIDENTS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?"

Specific information about how we use such technologies and how you can refuse certain cookies is set out in our Cookie Notice: https://softhauz.ca/terms#cookies.

6. DO WE OFFER ARTIFICIAL INTELLIGENCE-BASED PRODUCTS?

In Short: We offer products, features, or tools powered by artificial intelligence, machine learning, or similar technologies.

As part of our Services, we offer products, features, or tools powered by artificial intelligence, machine learning, or similar technologies (collectively, "AI Products"). These tools are designed to enhance your experience and provide you with innovative solutions. The terms in this Privacy Notice govern your use of the AI Products within our Services.

Our AI Products

Our AI Products are designed for the following functions:

• AI insights

How We Process Your Data Using AI

All personal information processed using our AI Products is handled in line with our Privacy Notice and our agreement with third parties. This ensures high security and safeguards your personal information throughout the process, giving you peace of mind about your data's safety.

7. HOW LONG DO WE KEEP YOUR INFORMATION?

In Short: We keep your information for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Notice unless otherwise required by law.

We will only keep your personal information for as long as it is necessary for the purposes set out in this Privacy Notice, unless a longer retention period is required or permitted by law (such as tax, accounting, or other legal requirements). No purpose in this notice will require us keeping your personal information for longer than the period of time in which users have an account with us.

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymize such information, or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

8. HOW DO WE KEEP YOUR INFORMATION SAFE?

In Short: We aim to protect your personal information through a system of organizational and technical security measures.

We have implemented appropriate and reasonable technical and organizational security measures designed to protect the security of any personal information we process. However, despite our safeguards and efforts to secure your information, no electronic transmission over the Internet or information storage technology can be guaranteed to be 100% secure, so we cannot promise or guarantee that hackers, cybercriminals, or other unauthorized third parties will not be able to defeat our security and improperly collect, access, steal, or modify your information. Although we will do our best to protect your personal information, transmission of personal information to and from our Services is at your own risk. You should only access the Services within a secure environment.

9. WHAT ARE YOUR PRIVACY RIGHTS?

In Short: Depending on your state of residence in the US or in some regions, such as the European Economic Area (EEA), United Kingdom (UK), Switzerland, and Canada, you have rights that allow you greater access to and control over your personal information. You may review, change, or terminate your account at any time, depending on your country, province, or state of residence.

In some regions (like the EEA, UK, Switzerland, and Canada), you have certain rights under applicable data protection laws. These may include the right (i) to request access and obtain a copy of your personal information, (ii) to request rectification or erasure; (iii) to restrict the processing of your personal information; (iv) if applicable, to data portability; and (v) not to be subject to automated decision-making. If a decision that produces legal or similarly significant effects is made solely by automated means, we will inform you, explain the main factors, and offer a simple way to request human review. In certain circumstances, you may also have the right to object to the processing of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?" below.

We will consider and act upon any request in accordance with applicable data protection laws.

If you are located in the UK and are unhappy with how we have handled your personal information, you can make a complaint directly to us. This is in addition to the rights you have under the UK General Data Protection Regulation and the Data Protection Act 2018.

How to contact us:

• Email: karen.urate@softhauz.ca

What happens after you complain

• We will acknowledge your complaint within 30 days of receiving it.
• We will investigate without unjustifiable or excessive delay.
• We will keep you informed of progress and explain the outcome.

If you are not happy with our final response, you can refer your complaint to the Information Commissioner's Office, the UK supervisory authority.

• Website: ico.org.uk/make-a-complaint
• Helpline: 0303 123 1113
• Post: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

If you are located in the EEA or UK and you believe we are unlawfully processing your personal information, you also have the right to complain to your Member State data protection authority or UK data protection authority.

If you are located in Switzerland, you may contact the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Withdrawing your consent: If we are relying on your consent to process your personal information, which may be express and/or implied consent depending on the applicable law, you have the right to withdraw your consent at any time. You can withdraw your consent at any time by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?" below or updating your preferences.

However, please note that this will not affect the lawfulness of the processing before its withdrawal nor, when applicable law allows, will it affect the processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

Opting out of marketing and promotional communications:You can unsubscribe from our marketing and promotional communications at any time by clicking on the unsubscribe link in the emails that we send, Users may also turn off the Marketing and Promotional Emails by unchecking the box in their account settings, or by contacting us using the details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?" below. You will then be removed from the marketing lists. However, we may still communicate with you — for example, to send you service-related messages that are necessary for the administration and use of your account, to respond to service requests, or for other non-marketing purposes.

Account Information

If you would at any time like to review or change the information in your account or terminate your account, you can:

• Log in to your account settings and update your user account.

Upon your request to terminate your account, we will deactivate or delete your account and information from our active databases. However, we may retain some information in our files to prevent fraud, troubleshoot problems, assist with any investigations, enforce our legal terms and/or comply with applicable legal requirements.

Cookies and similar technologies: Most Web browsers are set to accept cookies by default. If you prefer, you can usually choose to set your browser to remove cookies and to reject cookies. If you choose to remove cookies or reject cookies, this could affect certain features or services of our Services. For further information, please see our Cookie Notice: https://softhauz.ca/terms#cookies.

If you have questions or comments about your privacy rights, you may email us at karen.urate@softhauz.ca.

10. CONTROLS FOR DO-NOT-TRACK FEATURES

Most web browsers and some mobile operating systems and mobile applications include a Do-Not-Track ("DNT") feature or setting you can activate to signal your privacy preference not to have data about your online browsing activities monitored and collected. At this stage, no uniform technology standard for recognizing and implementing DNT signals has been finalized. As such, we do not currently respond to DNT browser signals or any other mechanism that automatically communicates your choice not to be tracked online. If a standard for online tracking is adopted that we must follow in the future, we will inform you about that practice in a revised version of this Privacy Notice.

California law requires us to let you know how we respond to web browser DNT signals. Because there currently is not an industry or legal standard for recognizing or honoring DNT signals, we do not respond to them at this time.

11. DO UNITED STATES RESIDENTS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?

In Short: If you are a resident of California, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Indiana, Iowa, Kentucky, Maryland, Minnesota, Montana, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Oregon, Rhode Island, Tennessee, Texas, Utah, or Virginia, you may have the right to request access to and receive details about the personal information we maintain about you and how we have processed it, correct inaccuracies, get a copy of, or delete your personal information. You may also have the right to withdraw your consent to our processing of your personal information. These rights may be limited in some circumstances by applicable law. More information is provided below.

Categories of Personal Information We Collect

The table below shows the categories of personal information we have collected in the past twelve (12) months. The table includes illustrative examples of each category and does not reflect the personal information we collect from you. For a comprehensive inventory of all personal information we process, please refer to the section "WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?"

We only collect sensitive personal information, as defined by applicable privacy laws or the purposes allowed by law or with your consent. Sensitive personal information may be used, or disclosed to a service provider or contractor, for additional, specified purposes. You may have the right to limit the use or disclosure of your sensitive personal information.

We may also collect other personal information outside of these categories through instances where you interact with us in person, online, or by phone or mail in the context of:

• Receiving help through our customer support channels;
• Participation in customer surveys or contests; and
• Facilitation in the delivery of our Services and to respond to your inquiries.

We will use and retain the collected personal information as needed to provide the Services or for:

• Category A - As long as the user has an account with us
• Category C - As long as the user has an account with us
• Category F - As long as the user has an account with us
• Category I - As long as the user has an account with us
• Category K - As long as the user has an account with us
• Category L - As long as the user has an account with us

Sources of Personal Information

Learn more about the sources of personal information we collect in "WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?"

How We Use and Share Personal Information

Learn more about how we use your personal information in the section, "HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION?"

Will your information be shared with anyone else?

We may disclose your personal information with our service providers pursuant to a written contract between us and each service provider. Learn more about how we disclose personal information to in the section, "WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION?"

We may use your personal information for our own business purposes, such as for undertaking internal research for technological development and demonstration. This is not considered to be "selling" of your personal information.

We have not disclosed, sold, or shared any personal information to third parties for a business or commercial purpose in the preceding twelve (12) months. We will not sell or share personal information in the future belonging to website visitors, users, and other consumers.

Your Rights

You have rights under certain US state data protection laws. However, these rights are not absolute, and in certain cases, we may decline your request as permitted by law. These rights include:

• Right to know whether or not we are processing your personal data
• Right to access your personal data
• Right to correct inaccuracies in your personal data
• Right to request the deletion of your personal data
• Right to obtain a copy of the personal data you previously shared with us
• Right to non-discrimination for exercising your rights
• Right to opt out of the processing of your personal data if it is used for targeted advertising (or sharing as defined under California’s privacy law), the sale of personal data, or profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects ("profiling")

Depending upon the state where you live, you may also have the following rights:

• Right to access the categories of personal data being processed (as permitted by applicable law, including the privacy law in Minnesota)
• Right to obtain a list of the categories of third parties to which we have disclosed personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in California, Delaware, and Maryland)
• Right to obtain a list of specific third parties to which we have disclosed personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in Minnesota and Oregon)
• Right to obtain a list of third parties to which we have sold personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in Connecticut)
• Right to review, understand, question, and depending on where you live, correct how personal data has been profiled (as permitted by applicable law, including the privacy law in Connecticut and Minnesota)
• Right to limit use and disclosure of sensitive personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in California)
• Right to opt out of the collection of sensitive data and personal data collected through the operation of a voice or facial recognition feature (as permitted by applicable law, including the privacy law in Florida)

How to Exercise Your Rights

To exercise these rights, you can contact us by visiting https://www.softhauz.ca/eng/dashboard, by emailing us at karen.urate@softhauz.ca, or by referring to the contact details at the bottom of this document.

Request Verification

Upon receiving your request, we will need to verify your identity to determine you are the same person about whom we have the information in our system. We will only use personal information provided in your request to verify your identity or authority to make the request. However, if we cannot verify your identity from the information already maintained by us, we may request that you provide additional information for the purposes of verifying your identity and for security or fraud-prevention purposes.

If you submit the request through an authorized agent, we may need to collect additional information to verify your identity before processing your request and the agent will need to provide a written and signed permission from you to submit such request on your behalf.

Appeals

Under certain US state data protection laws, if we decline to take action regarding your request, you may appeal our decision by emailing us at karen.urate@softhauz.ca. We will inform you in writing of any action taken or not taken in response to the appeal, including a written explanation of the reasons for the decisions. If your appeal is denied, you may submit a complaint to your state attorney general.

California "Shine The Light" Law

California Civil Code Section 1798.83, also known as the "Shine The Light" law, permits our users who are California residents to request and obtain from us, once a year and free of charge, information about categories of personal information (if any) we disclosed to third parties for direct marketing purposes and the names and addresses of all third parties with which we shared personal information in the immediately preceding calendar year. If you are a California resident and would like to make such a request, please submit your request in writing to us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?"

12. DO OTHER REGIONS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?

In Short: You may have additional rights based on the country you reside in.

Australia and New Zealand

We collect and process your personal information under the obligations and conditions set by Australia's Privacy Act 1988 and New Zealand's Privacy Act 2020 (Privacy Act).

This Privacy Notice satisfies the notice requirements defined in both Privacy Acts, in particular: what personal information we collect from you, from which sources, for which purposes, and other recipients of your personal information.

If you do not wish to provide the personal information necessary to fulfill their applicable purpose, it may affect our ability to provide our services, in particular:

• offer you the products or services that you want
• respond to or help with your requests
• manage your account with us
• confirm your identity and protect your account

At any time, you have the right to request access to or correction of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?"

If you believe we are unlawfully processing your personal information, you have the right to submit a complaint about a breach of the Australian Privacy Principles to the Office of the Australian Information Commissioner and a breach of New Zealand's Privacy Principles to the Office of New Zealand Privacy Commissioner.

Republic of South Africa

At any time, you have the right to request access to or correction of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?"

If you are unsatisfied with the manner in which we address any complaint with regard to our processing of personal information, you can contact the office of the regulator, the details of which are:

13. TENANCY RISK ANALYTICS & THIRD-PARTY DATA CONSENT

aXRed is a software analytics and risk estimation tool designed for informational purposes. aXRed is not a Consumer Reporting Agency (CRA) under the Fair Credit Reporting Act (FCRA) or comparable provincial consumer reporting statutes. Users (including landlords, property managers, and main tenants) who submit personal, financial, or behavioral information regarding prospective tenants or third parties warrant and represent that they have obtained all requisite legal authorizations and consents from those individuals prior to submitting such data. Risk indicators and dashboard outputs do not constitute automated housing determinations, legal counsel, or official credit reports.

14. DO WE MAKE UPDATES TO THIS NOTICE?

In Short: Yes, we will update this notice as necessary to stay compliant with relevant laws.

We may update this Privacy Notice from time to time. The updated version will be indicated by an updated "Revised" date at the top of this Privacy Notice. If we make material changes to this Privacy Notice, we may notify you either by prominently posting a notice of such changes or by directly sending you a notification. We encourage you to review this Privacy Notice frequently to be informed of how we are protecting your information.

15. HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?

If you have questions or comments about this notice, you may contact our Data Protection Officer (DPO) by email at karen.urate@softhauz.ca.

16. HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?

You have the right to request access to the personal information we collect from you, details about how we have processed it, correct inaccuracies, or delete your personal information. You may also have the right to withdraw your consent to our processing of your personal information. These rights may be limited in some circumstances by applicable law. To request to review, update, or delete your personal information, please visit: softhauz.ca/eng/dashboard.

1. WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?

Personal information you disclose to us

We collect personal information that you voluntarily provide to us when you register on the Services, express an interest in obtaining information about us or our products and Services, when you participate in activities on the Services, or otherwise when you contact us.

Personal Information Provided by You. The personal information that we collect depends on the context of your interactions with us and the Services, the choices you make, and the products and features you use. The personal information we collect may include the following:

• email addresses
• usernames
• names
• phone numbers
• mailing addresses
• contact preferences
• contact or authentication data
• job titles
• billing addresses

2. HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION?

In Short: We process your information to provide, improve, and administer our Services, communicate with you, for security and fraud prevention, and to comply with law. We process the personal information for the following purposes listed below. We may also process your information for other purposes only with your prior explicit consent.

We process your personal information for a variety of reasons, depending on how you interact with our Services, including:

• To facilitate account creation and authentication and otherwise manage user accounts. We may process your information so you can create and log in to your account, as well as keep your account in working order.
• To deliver and facilitate delivery of services to the user. We may process your information to provide you with the requested service.
• To respond to user inquiries/offer support to users. We may process your information to respond to your inquiries and solve any potential issues you might have with the requested service.
• To send administrative information to you. We may process your information to send you details about our products and services, changes to our terms and policies, and other similar information.
• To fulfill and manage your orders. We may process your information to fulfill and manage your orders, payments, returns, and exchanges made through the Services.
• To enable user-to-user communications. We may process your information if you choose to use any of our offerings that allow for communication with another user.
• To request feedback. We may process your information when necessary to request feedback and to contact you about your use of our Services.
• To send you marketing and promotional communications. We may process the personal information you send to us for our marketing purposes, if this is in accordance with your marketing preferences. You can opt out of our marketing emails at any time. For more information, see "WHAT ARE YOUR PRIVACY RIGHTS?" below.
• To protect our Services. We may process your information as part of our efforts to keep our Services safe and secure, including fraud monitoring and prevention.
• To identify usage trends. We may process information about how you use our Services to better understand how they are being used so we can improve them.
• To save or protect an individual's vital interest. We may process your information when necessary to save or protect an individual’s vital interest, such as to prevent harm.

3. WHAT LEGAL BASES DO WE RELY ON TO PROCESS YOUR INFORMATION?

In Short: We only process your personal information when we believe it is necessary and we have a valid legal reason (i.e., legal basis) to do so under applicable law, like with your consent, to comply with laws, to provide you with services to enter into or fulfill our contractual obligations, to protect your rights, or to fulfill our legitimate business interests.

If you are located in the EU or UK, this section applies to you.

The General Data Protection Regulation (GDPR) and UK GDPR require us to explain the valid legal bases we rely on in order to process your personal information. As such, we may rely on the following legal bases to process your personal information:

• Consent. We may process your information if you have given us permission (i.e., consent) to use your personal information for a specific purpose. You can withdraw your consent at any time. Learn more about withdrawing your consent.
• Performance of a Contract. We may process your personal information when we believe it is necessary to fulfill our contractual obligations to you, including providing our Services or at your request prior to entering into a contract with you.
• Legitimate Interests. We may process your information when we believe it is reasonably necessary to achieve our legitimate business interests and those interests do not outweigh your interests and fundamental rights and freedoms. For example, we may process your personal information for some of the purposes described in order to:
  • Send users information about special offers and discounts on our products and services
  • Analyze how our Services are used so we can improve them to engage and retain users
  • Diagnose problems and/or prevent fraudulent activities
  • Understand how our users use our products and services so we can improve user experience
• Legal Obligations. We may process your information where we believe it is necessary for compliance with our legal obligations, such as to cooperate with a law enforcement body or regulatory agency, exercise or defend our legal rights, or disclose your information as evidence in litigation in which we are involved.
• Vital Interests. We may process your information where we believe it is necessary to protect your vital interests or the vital interests of a third party, such as situations involving potential threats to the safety of any person.

If you are located in Canada, this section applies to you.

We may process your information if you have given us specific permission (i.e., express consent) to use your personal information for a specific purpose, or in situations where your permission can be inferred (i.e., implied consent). You can withdraw your consent at any time.

In some exceptional cases, we may be legally permitted under applicable law to process your information without your consent, including, for example:

• If collection is clearly in the interests of an individual and consent cannot be obtained in a timely way
• For investigations and fraud detection and prevention
• For business transactions provided certain conditions are met
• If it is contained in a witness statement and the collection is necessary to assess, process, or settle an insurance claim
• For identifying injured, ill, or deceased persons and communicating with next of kin
• If we have reasonable grounds to believe an individual has been, is, or may be victim of financial abuse
• If it is reasonable to expect collection and use with consent would compromise the availability or the accuracy of the information and the collection is reasonable for purposes related to investigating a breach of an agreement or a contravention of the laws of Canada or a province
• If disclosure is required to comply with a subpoena, warrant, court order, or rules of the court relating to the production of records
• If it was produced by an individual in the course of their employment, business, or profession and the collection is consistent with the purposes for which the information was produced
• If the collection is solely for journalistic, artistic, or literary purposes
• If the information is publicly available and is specified by the regulations
• We may disclose de-identified information for approved research or statistics projects, subject to ethics oversight and confidentiality commitments

4. WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION?

In Short: We may share information in specific situations described in this section and/or with the following third parties.

We may need to share your personal information in the following situations:

• Business Transfers. We may share or transfer your information in connection with, or during negotiations of, any merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business to another company.

5. DO WE USE COOKIES AND OTHER TRACKING TECHNOLOGIES?

In Short: We may use cookies and other tracking technologies to collect and store your information.

We may use cookies and similar tracking technologies (like web beacons and pixels) to gather information when you interact with our Services. Some online tracking technologies help us maintain the security of our Services and your account, prevent crashes, fix bugs, save your preferences, and assist with basic site functions.

We also permit third parties and service providers to use online tracking technologies on our Services for analytics and advertising, including to help manage and display advertisements or to tailor advertisements to your interests. The third parties and service providers use their technology to provide advertising about products and services tailored to your interests which may appear either on our Services or on other websites.

To the extent these online tracking technologies are deemed to be a "sale"/"sharing" (which includes targeted advertising, as defined under the applicable laws) under applicable US state laws, you can opt out of these online tracking technologies by submitting a request as described below under section "DO UNITED STATES RESIDENTS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?"

Specific information about how we use such technologies and how you can refuse certain cookies is set out in our Cookie Notice: https://softhauz.ca/terms#cookies.

6. DO WE OFFER ARTIFICIAL INTELLIGENCE-BASED PRODUCTS?

In Short: We offer products, features, or tools powered by artificial intelligence, machine learning, or similar technologies.

As part of our Services, we offer products, features, or tools powered by artificial intelligence, machine learning, or similar technologies (collectively, "AI Products"). These tools are designed to enhance your experience and provide you with innovative solutions. The terms in this Privacy Notice govern your use of the AI Products within our Services.

Our AI Products

Our AI Products are designed for the following functions:

• AI insights

How We Process Your Data Using AI

All personal information processed using our AI Products is handled in line with our Privacy Notice and our agreement with third parties. This ensures high security and safeguards your personal information throughout the process, giving you peace of mind about your data's safety.

7. HOW LONG DO WE KEEP YOUR INFORMATION?

In Short: We keep your information for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Notice unless otherwise required by law.

We will only keep your personal information for as long as it is necessary for the purposes set out in this Privacy Notice, unless a longer retention period is required or permitted by law (such as tax, accounting, or other legal requirements). No purpose in this notice will require us keeping your personal information for longer than the period of time in which users have an account with us.

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymize such information, or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

8. HOW DO WE KEEP YOUR INFORMATION SAFE?

In Short: We aim to protect your personal information through a system of organizational and technical security measures.

We have implemented appropriate and reasonable technical and organizational security measures designed to protect the security of any personal information we process. However, despite our safeguards and efforts to secure your information, no electronic transmission over the Internet or information storage technology can be guaranteed to be 100% secure, so we cannot promise or guarantee that hackers, cybercriminals, or other unauthorized third parties will not be able to defeat our security and improperly collect, access, steal, or modify your information. Although we will do our best to protect your personal information, transmission of personal information to and from our Services is at your own risk. You should only access the Services within a secure environment.

9. DO WE COLLECT INFORMATION FROM MINORS?

In Short: We do not knowingly collect data from or market to children under 18 years of age or the equivalent age as specified by law in your jurisdiction.

We do not knowingly collect, solicit data from, or market to children under 18 years of age or the equivalent age as specified by law in your jurisdiction, nor do we knowingly sell such personal information. By using the Services, you represent that you are at least 18 or the equivalent age as specified by law in your jurisdiction or that you are the parent or guardian of such a minor and consent to such minor dependent’s use of the Services. If we learn that personal information from users less than 18 years of age or the equivalent age as specified by law in your jurisdiction has been collected, we will deactivate the account and take reasonable measures to promptly delete such data from our records. If you become aware of any data we may have collected from children under age 18 or the equivalent age as specified by law in your jurisdiction, please contact us at karen.urate@softhauz.ca.

10. WHAT ARE YOUR PRIVACY RIGHTS?

In Short: Depending on your state of residence in the US or in some regions, such as the European Economic Area (EEA), United Kingdom (UK), Switzerland, and Canada, you have rights that allow you greater access to and control over your personal information. You may review, change, or terminate your account at any time, depending on your country, province, or state of residence.

In some regions (like the EEA, UK, Switzerland, and Canada), you have certain rights under applicable data protection laws. These may include the right (i) to request access and obtain a copy of your personal information, (ii) to request rectification or erasure; (iii) to restrict the processing of your personal information; (iv) if applicable, to data portability; and (v) not to be subject to automated decision-making. If a decision that produces legal or similarly significant effects is made solely by automated means, we will inform you, explain the main factors, and offer a simple way to request human review. In certain circumstances, you may also have the right to object to the processing of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?" below.

We will consider and act upon any request in accordance with applicable data protection laws.

If you are located in the UK and are unhappy with how we have handled your personal information, you can make a complaint directly to us. This is in addition to the rights you have under the UK General Data Protection Regulation and the Data Protection Act 2018.

How to contact us:

• Email: karen.urate@softhauz.ca

What happens after you complain

• We will acknowledge your complaint within 30 days of receiving it.
• We will investigate without unjustifiable or excessive delay.
• We will keep you informed of progress and explain the outcome.

If you are not happy with our final response, you can refer your complaint to the Information Commissioner's Office, the UK supervisory authority.

• Website: ico.org.uk/make-a-complaint
• Helpline: 0303 123 1113
• Post: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

If you are located in the EEA or UK and you believe we are unlawfully processing your personal information, you also have the right to complain to your Member State data protection authority or UK data protection authority.

If you are located in Switzerland, you may contact the Federal Data Protection and Information Commissioner.

Withdrawing your consent: If we are relying on your consent to process your personal information, which may be express and/or implied consent depending on the applicable law, you have the right to withdraw your consent at any time. You can withdraw your consent at any time by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?" below or updating your preferences.

However, please note that this will not affect the lawfulness of the processing before its withdrawal nor, when applicable law allows, will it affect the processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

Opting out of marketing and promotional communications:You can unsubscribe from our marketing and promotional communications at any time by clicking on the unsubscribe link in the emails that we send, Users may also turn off the Marketing and Promotional Emails by unchecking the box in their account settings, or by contacting us using the details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?" below. You will then be removed from the marketing lists. However, we may still communicate with you — for example, to send you service-related messages that are necessary for the administration and use of your account, to respond to service requests, or for other non-marketing purposes.

Account Information

If you would at any time like to review or change the information in your account or terminate your account, you can:

• Log in to your account settings and update your user account.

Upon your request to terminate your account, we will deactivate or delete your account and information from our active databases. However, we may retain some information in our files to prevent fraud, troubleshoot problems, assist with any investigations, enforce our legal terms and/or comply with applicable legal requirements.

Cookies and similar technologies: Most Web browsers are set to accept cookies by default. If you prefer, you can usually choose to set your browser to remove cookies and to reject cookies. If you choose to remove cookies or reject cookies, this could affect certain features or services of our Services. For further information, please see our Cookie Notice: https://softhauz.ca/cookies.

If you have questions or comments about your privacy rights, you may email us at karen.urate@softhauz.ca.

11. CONTROLS FOR DO-NOT-TRACK FEATURES

Most web browsers and some mobile operating systems and mobile applications include a Do-Not-Track ("DNT") feature or setting you can activate to signal your privacy preference not to have data about your online browsing activities monitored and collected. At this stage, no uniform technology standard for recognizing and implementing DNT signals has been finalized. As such, we do not currently respond to DNT browser signals or any other mechanism that automatically communicates your choice not to be tracked online. If a standard for online tracking is adopted that we must follow in the future, we will inform you about that practice in a revised version of this Privacy Notice.

California law requires us to let you know how we respond to web browser DNT signals. Because there currently is not an industry or legal standard for recognizing or honoring DNT signals, we do not respond to them at this time.

12. DO UNITED STATES RESIDENTS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?

In Short: If you are a resident of California, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Indiana, Iowa, Kentucky, Maryland, Minnesota, Montana, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Oregon, Rhode Island, Tennessee, Texas, Utah, or Virginia, you may have the right to request access to and receive details about the personal information we maintain about you and how we have processed it, correct inaccuracies, get a copy of, or delete your personal information. You may also have the right to withdraw your consent to our processing of your personal information. These rights may be limited in some circumstances by applicable law. More information is provided below.

Categories of Personal Information We Collect

The table below shows the categories of personal information we have collected in the past twelve (12) months. The table includes illustrative examples of each category and does not reflect the personal information we collect from you. For a comprehensive inventory of all personal information we process, please refer to the section "WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?"

We only collect sensitive personal information, as defined by applicable privacy laws or the purposes allowed by law or with your consent. Sensitive personal information may be used, or disclosed to a service provider or contractor, for additional, specified purposes. You may have the right to limit the use or disclosure of your sensitive personal information.

We may also collect other personal information outside of these categories through instances where you interact with us in person, online, or by phone or mail in the context of:

• Receiving help through our customer support channels;
• Participation in customer surveys or contests; and
• Facilitation in the delivery of our Services and to respond to your inquiries.

We will use and retain the collected personal information as needed to provide the Services or for:

• Category A - As long as the user has an account with us
• Category C - As long as the user has an account with us
• Category F - As long as the user has an account with us
• Category I - As long as the user has an account with us
• Category K - As long as the user has an account with us
• Category L - As long as the user has an account with us

Sources of Personal Information

Learn more about the sources of personal information we collect in "WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?"

How We Use and Share Personal Information

Learn more about how we use your personal information in the section, "HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION?"

Will your information be shared with anyone else?

We may disclose your personal information with our service providers pursuant to a written contract between us and each service provider. Learn more about how we disclose personal information to in the section, "WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION?"

We may use your personal information for our own business purposes, such as for undertaking internal research for technological development and demonstration. This is not considered to be "selling" of your personal information.

We have not disclosed, sold, or shared any personal information to third parties for a business or commercial purpose in the preceding twelve (12) months. We will not sell or share personal information in the future belonging to website visitors, users, and other consumers.

Your Rights

You have rights under certain US state data protection laws. However, these rights are not absolute, and in certain cases, we may decline your request as permitted by law. These rights include:

• Right to know whether or not we are processing your personal data
• Right to access your personal data
• Right to correct inaccuracies in your personal data
• Right to request the deletion of your personal data
• Right to obtain a copy of the personal data you previously shared with us
• Right to non-discrimination for exercising your rights
• Right to opt out of the processing of your personal data if it is used for targeted advertising (or sharing as defined under California’s privacy law), the sale of personal data, or profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects ("profiling")

Depending upon the state where you live, you may also have the following rights:

• Right to access the categories of personal data being processed (as permitted by applicable law, including the privacy law in Minnesota)
• Right to obtain a list of the categories of third parties to which we have disclosed personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in California, Delaware, and Maryland)
• Right to obtain a list of specific third parties to which we have disclosed personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in Minnesota and Oregon)
• Right to obtain a list of third parties to which we have sold personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in Connecticut)
• Right to review, understand, question, and depending on where you live, correct how personal data has been profiled (as permitted by applicable law, including the privacy law in Connecticut and Minnesota)
• Right to limit use and disclosure of sensitive personal data (as permitted by applicable law, including the privacy law in California)
• Right to opt out of the collection of sensitive data and personal data collected through the operation of a voice or facial recognition feature (as permitted by applicable law, including the privacy law in Florida)

How to Exercise Your Rights

To exercise these rights, you can contact us by visiting http://www.softhauz.ca/eng/dashboard, by emailing us at karen.urate@softhauz.ca, or by referring to the contact details at the bottom of this document.

Request Verification

Upon receiving your request, we will need to verify your identity to determine you are the same person about whom we have the information in our system. We will only use personal information provided in your request to verify your identity or authority to make the request. However, if we cannot verify your identity from the information already maintained by us, we may request that you provide additional information for the purposes of verifying your identity and for security or fraud-prevention purposes.

If you submit the request through an authorized agent, we may need to collect additional information to verify your identity before processing your request and the agent will need to provide a written and signed permission from you to submit such request on your behalf.

Appeals

Under certain US state data protection laws, if we decline to take action regarding your request, you may appeal our decision by emailing us at karen.urate@softhauz.ca. We will inform you in writing of any action taken or not taken in response to the appeal, including a written explanation of the reasons for the decisions. If your appeal is denied, you may submit a complaint to your state attorney general.

California "Shine The Light" Law

California Civil Code Section 1798.83, also known as the "Shine The Light" law, permits our users who are California residents to request and obtain from us, once a year and free of charge, information about categories of personal information (if any) we disclosed to third parties for direct marketing purposes and the names and addresses of all third parties with which we shared personal information in the immediately preceding calendar year. If you are a California resident and would like to make such a request, please submit your request in writing to us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?"

13. DO OTHER REGIONS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?

In Short: You may have additional rights based on the country you reside in.

Australia and New Zealand

We collect and process your personal information under the obligations and conditions set by Australia's Privacy Act 1988 and New Zealand's Privacy Act 2020 (Privacy Act).

This Privacy Notice satisfies the notice requirements defined in both Privacy Acts, in particular: what personal information we collect from you, from which sources, for which purposes, and other recipients of your personal information.

If you do not wish to provide the personal information necessary to fulfill their applicable purpose, it may affect our ability to provide our services, in particular:

• offer you the products or services that you want
• respond to or help with your requests
• manage your account with us
• confirm your identity and protect your account

At any time, you have the right to request access to or correction of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?"

If you believe we are unlawfully processing your personal information, you have the right to submit a complaint about a breach of the Australian Privacy Principles to the Office of the Australian Information Commissioner and a breach of New Zealand's Privacy Principles to the Office of New Zealand Privacy Commissioner.

Republic of South Africa

At any time, you have the right to request access to or correction of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section "HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?"

If you are unsatisfied with the manner in which we address any complaint with regard to our processing of personal information, you can contact the office of the regulator, the details of which are:

14. CLIENT DATA AND CONSULTING ENGAGEMENTS

In the course of providing custom software engineering, UI/UX design, database development, data analytics, and AI agentic workflow orchestration, we may access or process proprietary data or personal information provided by our business clients[cite: 2]. In such contexts, we act as a service provider or data processor under the direct instruction of the client[cite: 2]. The collection, access, use, and security of that data are governed strictly by the separate Master Services Agreement, Professional Services Agreement (PSA), Non-Disclosure Agreement (NDA), or Data Processing Agreement (DPA) executed with each respective client, rather than this general website Privacy Notice[cite: 2].

15. DO WE MAKE UPDATES TO THIS NOTICE?

In Short: Yes, we will update this notice as necessary to stay compliant with relevant laws.

We may update this Privacy Notice from time to time. The updated version will be indicated by an updated "Revised" date at the top of this Privacy Notice. If we make material changes to this Privacy Notice, we may notify you either by prominently posting a notice of such changes or by directly sending you a notification. We encourage you to review this Privacy Notice frequently to be informed of how we are protecting your information.

16. HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?

If you have questions or comments about this notice, you may contact our Data Protection Officer (DPO) by email at karen.urate@softhauz.ca.

17. HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?

You have the right to request access to the personal information we collect from you, details about how we have processed it, correct inaccuracies, or delete your personal information. You may also have the right to withdraw your consent to our processing of your personal information. These rights may be limited in some circumstances by applicable law. To request to review, update, or delete your personal information, please visit: http://www.softhauz.ca/eng/dashboard.

1. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ?

Renseignements personnels que vous nous divulguez

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement lorsque vous vous inscrivez aux Services, exprimez un intérêt à obtenir des informations sur nous ou sur nos produits et Services, lorsque vous participez à des activités sur les Services, ou autrement lorsque vous communiquez avec nous.

Renseignements personnels fournis par vous. Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent du contexte de vos interactions avec nous et les Services, des choix que vous faites, ainsi que des produits et fonctionnalités que vous utilisez. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure ce qui suit :

• adresses courriel
• noms d'utilisateur
• noms
• numéros de téléphone
• adresses postales
• préférences de communication
• données de contact ou d'authentification

2. COMMENT TRAITONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ?

En bref : Nous traitons vos renseignements afin de fournir, d'améliorer et d'administrer nos Services, de communiquer avec vous, d'assurer la sécurité et la prévention de la fraude, et de nous conformer à la loi. Nous traitons les renseignements personnels aux fins énumérées ci-dessous. Nous pouvons également traiter vos renseignements à d'autres fins uniquement avec votre consentement explicite préalable.

Nous traitons vos renseignements personnels pour diverses raisons, selon la façon dont vous interagissez avec nos Services, notamment :

• Pour faciliter la création et l'authentification des comptes, et autrement gérer les comptes des utilisateurs. Nous pouvons traiter vos renseignements pour que vous puissiez créer et vous connecter à votre compte, ainsi que pour maintenir votre compte en état de fonctionnement.
• Pour livrer et faciliter la prestation de services à l'utilisateur. Nous pouvons traiter vos renseignements pour vous fournir le service demandé.
• Pour répondre aux demandes des utilisateurs et leur offrir du soutien. Nous pouvons traiter vos renseignements pour répondre à vos demandes et résoudre tout problème potentiel que vous pourriez rencontrer avec le service demandé.
• Pour vous envoyer des informations administratives. Nous pouvons traiter vos renseignements pour vous envoyer des détails concernant nos produits et services, des modifications apportées à nos conditions et politiques, ainsi que d'autres informations similaires.
• Pour demander des commentaires. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque cela est nécessaire pour demander des commentaires et pour vous contacter concernant votre utilisation de nos Services.
• Pour vous envoyer des communications marketing et promotionnelles. Nous pouvons traiter les renseignements personnels que vous nous envoyez pour nos besoins de marketing, si cela est conforme à vos préférences marketing. Vous pouvez vous désinscrire de nos courriels de marketing en tout temps. Pour plus d'informations, consultez la section « QUELS SONT VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ? » ci-dessous.
• Pour protéger nos Services. Nous pouvons traiter vos renseignements dans le cadre de nos efforts visant à assurer la sécurité et la sûreté de nos Services, y compris la surveillance et la prévention de la fraude.
• Pour cerner les tendances d'utilisation. Nous pouvons traiter des renseignements sur la manière dont vous utilisez nos Services pour mieux comprendre comment ils sont utilisés afin de pouvoir les améliorer.
• Pour sauver ou protéger l'intérêt vital d'une personne. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque cela est nécessaire pour sauver ou protéger l'intérêt vital d'une personne, comme pour prévenir des préjudices.

3. SUR QUELS FONDEMENTS JURIDIQUES NOUS APPUYONS-NOUS POUR TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

En bref : Nous ne traitons vos renseignements personnels que lorsque nous estimons que cela est nécessaire et que nous avons un motif juridique valable (c.-à-d. une base légale) pour le faire en vertu de la loi applicable, comme avec votre consentement, pour nous conformer aux lois, pour vous fournir des services, pour conclure ou remplir nos obligations contractuelles, pour protéger vos droits, ou pour satisfaire nos intérêts commerciaux légitimes.

Si vous vous trouvez dans l'UE ou au Royaume-Uni, cette section s'applique à vous.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le RGPD du Royaume-Uni exigent que nous expliquions les fondements juridiques valables sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos renseignements personnels. Ainsi, nous pouvons nous appuyer sur les fondements juridiques suivants pour traiter vos renseignements personnels :

• Consentement. Nous pouvons traiter vos renseignements si vous nous avez donné l'autorisation (c.-à-d. le consentement) d'utiliser vos renseignements personnels à une fin précise. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Apprenez-en davantage sur le retrait de votre consentement.
• Exécution d'un contrat. Nous pouvons traiter vos renseignements personnels lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles envers vous, y compris la fourniture de nos Services ou, à votre demande, avant la conclusion d'un contrat avec vous.
• Intérêts légitimes. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire pour atteindre nos intérêts commerciaux légitimes, et que ces intérêts ne l'emportent pas sur vos intérêts ainsi que vos libertés et droits fondamentaux. Par exemple, nous pouvons traiter vos renseignements personnels pour certaines des finalités décrites afin de :
  • Envoyer aux utilisateurs des informations sur des offres spéciales et des rabais sur nos produits et services
  • Analyser la façon dont nos Services sont utilisés afin de pouvoir les améliorer pour engager et retenir les utilisateurs
  • Diagnostiquer les problèmes et/ou prévenir les activités frauduleuses
  • Comprendre comment nos utilisateurs utilisent nos produits et services afin de pouvoir améliorer l'expérience utilisateur
• Obligations légales. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, comme pour coopérer avec un organisme chargé de l'application de la loi ou une agence de réglementation, exercer ou défendre nos droits légaux, ou divulguer vos renseignements comme preuve dans un litige dans lequel nous sommes impliqués.
• Intérêts vitaux. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou les intérêts vitaux d'un tiers, comme dans des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne.

Si vous vous trouvez au Canada, cette section s'applique à vous.

Nous pouvons traiter vos renseignements si vous nous avez donné l'autorisation spécifique (c.-à-d. un consentement explicite) d'utiliser vos renseignements personnels à une fin précise, ou dans des situations où votre autorisation peut être déduite (c.-à-d. un consentement implicite). Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

Dans certains cas exceptionnels, la loi applicable pourrait nous autoriser légalement à traiter vos renseignements sans votre consentement, y compris, par exemple :

• Si la collecte est clairement dans l'intérêt d'une personne et que le consentement ne peut pas être obtenu en temps opportun
• Pour des enquêtes et la détection et la prévention de la fraude
• Pour des transactions commerciales, à condition que certaines conditions soient remplies
• Si ces renseignements sont contenus dans la déclaration d'un témoin et que la collecte est nécessaire pour évaluer, traiter ou régler une réclamation d'assurance
• Pour identifier des personnes blessées, malades ou décédées et communiquer avec leurs plus proches parents
• Si nous avons des motifs raisonnables de croire qu'une personne a été, est ou pourrait être victime d'exploitation financière
• S'il est raisonnable de s'attendre à ce que la collecte et l'utilisation avec consentement compromettent la disponibilité ou l'exactitude de l'information et que la collecte est raisonnable à des fins liées à l'enquête sur la violation d'une entente ou sur une contravention aux lois du Canada ou d'une province
• Si la divulgation est requise pour se conformer à une assignation à comparaître, un mandat, une ordonnance d'un tribunal ou aux règles de la cour relatives à la production de documents
• S'ils ont été produits par un individu dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession et que la collecte est conforme aux fins pour lesquelles les renseignements ont été produits
• Si la collecte se fait uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires
• Si les renseignements sont accessibles au public et sont spécifiés par les règlements
• Nous pouvons divulguer des renseignements dépersonnalisés pour des projets de recherche ou de statistiques approuvés, sous réserve d'une surveillance éthique et d'engagements de confidentialité

4. QUAND ET AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

En bref : Nous pouvons partager des renseignements dans des situations spécifiques décrites dans la présente section et/ou avec les tiers suivants.

Nous pourrions devoir partager vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

• Transferts d'entreprise. Nous pouvons partager ou transférer vos renseignements dans le cadre de, ou pendant les négociations de toute fusion, vente d'actifs de la société, financement ou acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre société.

5. UTILISONS-NOUS DES TÉMOINS (COOKIES) ET D'AUTRES TECHNOLOGIES DE SUIVI ?

En bref : Nous pouvons utiliser des témoins (cookies) et d'autres technologies de suivi pour recueillir et stocker vos renseignements.

Nous pouvons utiliser des témoins de connexion (cookies) et des technologies de suivi similaires (comme les pixels invisibles) pour recueillir des renseignements lorsque vous interagissez avec nos Services. Certaines technologies de suivi en ligne nous aident à maintenir la sécurité de nos Services et de votre compte, à prévenir les plantages, à corriger les bogues, à enregistrer vos préférences et à soutenir les fonctions de base du site.

Nous autorisons également des tiers et des fournisseurs de services à utiliser des technologies de suivi en ligne sur nos Services à des fins d'analyse et de publicité, y compris pour aider à gérer et à afficher des publicités ou pour adapter des publicités à vos intérêts. Les tiers et les fournisseurs de services utilisent leur technologie pour fournir des publicités sur des produits et services adaptés à vos intérêts, qui peuvent apparaître soit sur nos Services, soit sur d'autres sites Web.

Dans la mesure où ces technologies de suivi en ligne sont considérées comme une « vente »/un « partage » (qui inclut la publicité ciblée, telle que définie en vertu des lois applicables) en vertu des lois étatiques applicables aux États-Unis, vous pouvez refuser ces technologies de suivi en ligne en soumettant une demande telle que décrite ci-dessous à la section « LES RÉSIDENTS DES ÉTATS-UNIS ONT-ILS DES DROITS SPÉCIFIQUES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ? »

Des informations spécifiques sur la manière dont nous utilisons de telles technologies et comment vous pouvez refuser certains témoins sont présentées dans notre Avis relatif aux témoins (cookies) : https://softhauz.ca/terms#cookies.

6. OFFRONS-NOUS DES PRODUITS BASÉS SUR L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ?

En bref : Nous offrons des produits, des fonctionnalités ou des outils propulsés par l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique ou des technologies similaires.

Dans le cadre de nos Services, nous offrons des produits, des fonctionnalités ou des outils propulsés par l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique ou des technologies similaires (collectivement, les « Produits d'IA »). Ces outils sont conçus pour rehausser votre expérience et vous fournir des solutions innovantes. Les conditions du présent Avis de confidentialité régissent votre utilisation des Produits d'IA au sein de nos Services.

Nos Produits d'IA

Nos Produits d'IA sont conçus pour les fonctions suivantes :

• Perspectives d'IA

Comment nous traitons vos données à l'aide de l'IA

Tous les renseignements personnels traités au moyen de nos Produits d'IA sont manipulés conformément à notre Avis de confidentialité et à notre accord avec les tiers. Cela garantit un niveau de sécurité élevé et protège vos renseignements personnels tout au long du processus, vous offrant une tranquillité d'esprit quant à la sécurité de vos données.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ?

En bref : Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans le présent Avis de confidentialité, à moins que la loi ne l'exige autrement.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit exigée ou permise par la loi (comme les exigences fiscales, comptables ou autres exigences légales). Aucune finalité du présent avis ne nous obligera à conserver vos renseignements personnels plus longtemps que la période pendant laquelle les utilisateurs ont un compte chez nous.

Lorsque nous n'avons plus de besoin commercial légitime continu de traiter vos renseignements personnels, nous supprimerons ou anonymiserons ces informations ou, si cela n'est pas possible (par exemple, parce que vos renseignements personnels ont été stockés dans des archives de sauvegarde), nous stockerons alors vos renseignements personnels en toute sécurité et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu'à ce que la suppression soit possible.

8. COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS ?

En bref : Nous visons à protéger vos renseignements personnels par le biais d'un système de mesures de sécurité organisationnelles et techniques.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, conçues pour protéger la sécurité de tout renseignement personnel que nous traitons. Toutefois, malgré nos mesures de protection et nos efforts pour sécuriser vos informations, aucune transmission électronique sur Internet ou technologie de stockage de l'information ne peut être garantie à 100 % sécurisée, de sorte que nous ne pouvons pas promettre ou garantir que des pirates informatiques, des cybercriminels ou d'autres tiers non autorisés ne seront pas en mesure de contourner notre sécurité et de recueillir, d'accéder, de voler ou de modifier vos renseignements de façon inappropriée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, la transmission de renseignements personnels vers et depuis nos Services s'effectue à vos propres risques. Vous ne devriez accéder aux Services que dans un environnement sécurisé.

9. QUELS SONT VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ?

En bref : Selon votre État de résidence aux États-Unis ou dans certaines régions, telles que l'Espace économique européen (EEE), le Royaume-Uni (R.-U.), la Suisse et le Canada, vous disposez de droits qui vous accordent un meilleur accès et un meilleur contrôle sur vos renseignements personnels. Vous pouvez consulter, modifier ou résilier votre compte en tout temps, selon votre pays, province ou État de résidence.

Dans certaines régions (comme l'EEE, le Royaume-Uni, la Suisse et le Canada), vous disposez de certains droits en vertu des lois applicables sur la protection des données. Ceux-ci peuvent inclure le droit (i) de demander l'accès et d'obtenir une copie de vos renseignements personnels, (ii) de demander la rectification ou l'effacement ; (iii) de restreindre le traitement de vos renseignements personnels ; (iv) le cas échéant, à la portabilité des données ; et (v) de ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée. Si une décision qui produit des effets juridiques ou d'importance similaire est prise uniquement par des moyens automatisés, nous vous en informerons, expliquerons les principaux facteurs et offrirons un moyen simple de demander une révision humaine. Dans certaines circonstances, vous pouvez également avoir le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels. Vous pouvez faire une telle demande en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? » ci-dessous.

Nous examinerons et donnerons suite à toute demande conformément aux lois applicables sur la protection des données.

Si vous vous trouvez au Royaume-Uni et que vous êtes insatisfait(e) de la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte directement auprès de nous. Cela s'ajoute aux droits dont vous disposez en vertu du Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni et de la Loi sur la protection des données de 2018.

Comment nous joindre :

• Courriel : karen.urate@softhauz.ca

Ce qui se passe après avoir porté plainte

• Nous accuserons réception de votre plainte dans les 30 jours suivant sa réception.
• Nous mènerons une enquête sans délai injustifié ou excessif.
• Nous vous tiendrons informé(e) des progrès et vous expliquerons le résultat.

Si notre réponse finale ne vous satisfait pas, vous pouvez soumettre votre plainte au Bureau du Commissaire à l'information (Information Commissioner's Office), l'autorité de contrôle du Royaume-Uni.

• Site Web : ico.org.uk/make-a-complaint
• Ligne d'assistance : 0303 123 1113
• Courrier postal : Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Si vous vous trouvez dans l'EEE ou au Royaume-Uni et que vous croyez que nous traitons illégalement vos renseignements personnels, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre État membre ou de l'autorité de protection des données du Royaume-Uni.

Si vous vous trouvez en Suisse, vous pouvez joindre le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

Retrait de votre consentement : Si nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos renseignements personnels, lequel peut être un consentement explicite et/ou implicite selon la loi applicable, vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? » ci-dessous ou en mettant à jour vos préférences.

Toutefois, veuillez noter que cela n'affectera pas la légalité du traitement avant son retrait, ni, lorsque la loi applicable le permet, n'affectera le traitement de vos renseignements personnels effectué sur la base de motifs de traitement légitimes autres que le consentement.

Désinscription des communications marketing et promotionnelles : Vous pouvez vous désinscrire de nos communications marketing et promotionnelles en tout temps en cliquant sur le lien de désinscription contenu dans les courriels que nous envoyons. Les utilisateurs peuvent également désactiver les courriels de marketing et promotionnels en décochant la case dans les paramètres de leur compte, ou en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? » ci-dessous. Vous serez alors retiré(e) des listes de marketing. Cependant, nous pouvons toujours communiquer avec vous — par exemple, pour vous envoyer des messages liés au service qui sont nécessaires à l'administration et à l'utilisation de votre compte, pour répondre aux demandes de service, ou à d'autres fins non liées au marketing.

Informations du compte

Si vous souhaitez en tout temps consulter ou modifier les informations de votre compte ou résilier votre compte, vous pouvez :

• Vous connecter aux paramètres de votre compte et mettre à jour votre compte utilisateur.

À votre demande de résiliation de votre compte, nous désactiverons ou supprimerons votre compte et vos renseignements de nos bases de données actives. Cependant, nous pouvons conserver certaines informations dans nos dossiers pour prévenir la fraude, résoudre des problèmes, aider lors de toute enquête, appliquer nos conditions légales et/ou nous conformer aux exigences légales applicables.

Témoins (cookies) et technologies similaires : La plupart des navigateurs Web sont configurés pour accepter les témoins par défaut. Si vous préférez, vous pouvez généralement choisir de configurer votre navigateur pour qu'il supprime les témoins et rejette les témoins. Si vous choisissez de supprimer les témoins ou de rejeter les témoins, cela pourrait affecter certaines fonctionnalités ou certains services de nos Services. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Avis relatif aux témoins (cookies) : https://softhauz.ca/terms#cookies.

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez nous envoyer un courriel à l'adresse karen.urate@softhauz.ca.

10. COMMANDES POUR LES FONCTIONNALITÉS « NE PAS SUIVRE » (DO-NOT-TRACK)

La plupart des navigateurs Web ainsi que certains systèmes d'exploitation mobiles et applications mobiles incluent une fonctionnalité ou un paramètre « Ne pas suivre » (Do-Not-Track - « DNT ») que vous pouvez activer pour signaler votre préférence en matière de confidentialité afin que les données sur vos activités de navigation en ligne ne soient pas surveillées ni recueillies. À ce stade, aucune norme technologique uniforme pour la reconnaissance et la mise en œuvre des signaux DNT n'a été finalisée. À ce titre, nous ne répondons pas actuellement aux signaux de navigation DNT ni à aucun autre mécanisme qui communique automatiquement votre choix de ne pas être suivi en ligne. Si une norme de suivi en ligne que nous devons suivre est adoptée à l'avenir, nous vous informerons de cette pratique dans une version révisée du présent Avis de confidentialité.

La loi californienne exige que nous vous informions de la façon dont nous répondons aux signaux DNT des navigateurs Web. Étant donné qu'il n'existe actuellement pas de norme sectorielle ou légale pour la reconnaissance ou le respect des signaux DNT, nous n'y répondons pas pour l'instant.

11. LES RÉSIDENTS DES ÉTATS-UNIS ONT-ILS DES DROITS SPÉCIFIQUES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ?

En bref : Si vous êtes un résident de la Californie, du Colorado, du Connecticut, du Delaware, de la Floride, de l'Indiana, de l'Iowa, du Kentucky, du Maryland, du Minnesota, du Montana, du Nebraska, du New Hampshire, du New Jersey, de l'Oregon, du Rhode Island, du Tennessee, du Texas, de l'Utah ou de la Virginie, vous pouvez avoir le droit de demander l'accès et de recevoir des détails sur les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet et sur la manière dont nous les avons traités, de corriger des inexactitudes, d'obtenir une copie de vos renseignements personnels ou de les supprimer. Vous pouvez également avoir le droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels. Ces droits peuvent être limités dans certaines circonstances par la loi applicable. De plus amples renseignements sont fournis ci-dessous.

Catégories de renseignements personnels que nous recueillons

Le tableau ci-dessous indique les catégories de renseignements personnels que nous avons recueillis au cours des douze (12) derniers mois. Le tableau inclut des exemples illustratifs pour chaque catégorie et ne reflète pas les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous. Pour un inventaire exhaustif de tous les renseignements personnels que nous traitons, veuillez vous reporter à la section « QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ? »

Nous ne recueillons des renseignements personnels sensibles que tels que définis par les lois applicables sur la confidentialité, ou aux fins autorisées par la loi, ou avec votre consentement. Les renseignements personnels sensibles peuvent être utilisés, ou divulgués à un fournisseur de services ou à un entrepreneur, à des fins supplémentaires et spécifiques. Vous pouvez avoir le droit de limiter l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sensibles.

Nous pouvons également recueillir d'autres renseignements personnels en dehors de ces catégories dans les cas où vous interagissez avec nous en personne, en ligne, ou par téléphone ou par courrier dans le contexte de :

• Recevoir de l'aide par l'intermédiaire de nos canaux de soutien à la clientèle ;
• La participation à des sondages ou à des concours clients ; et
• La facilitation de la prestation de nos Services et pour répondre à vos demandes.

Nous utiliserons et conserverons les renseignements personnels recueillis selon les besoins pour fournir les Services ou pour :

• Catégorie A - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie C - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie F - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie I - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie K - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie L - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous

Sources des renseignements personnels

Apprenez-en davantage sur les sources des renseignements personnels que nous recueillons à la section « QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ? »

Comment nous utilisons et partageons les renseignements personnels

Apprenez-en davantage sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels à la section « COMMENT TRAITONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ? »

Vos renseignements seront-ils partagés avec d'autres personnes ?

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services conformément à un contrat écrit conclu entre nous et chaque fournisseur de services. Apprenez-en davantage sur les parties auxquelles nous divulguons des renseignements personnels à la section « QUAND ET AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? »

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour nos propres fins commerciales, par exemple pour entreprendre des recherches internes en matière de développement technologique et de démonstration. Cela n'est pas considéré comme une « vente » de vos renseignements personnels.

Nous n'avons divulgué, vendu ou partagé aucun renseignement personnel à des tiers à des fins commerciales ou d'affaires au cours des douze (12) derniers mois. Nous ne vendrons ni ne partagerons à l'avenir les renseignements personnels appartenant aux visiteurs du site Web, aux utilisateurs et aux autres consommateurs.

Vos droits

Vous avez des droits en vertu de certaines lois étatiques des États-Unis sur la protection des données. Toutefois, ces droits ne sont pas absolus, et dans certains cas, nous pouvons refuser votre demande tel que permis par la loi. Ces droits comprennent :

• Droit de savoir si nous traitons ou non vos données personnelles
• Droit d'accéder à vos données personnelles
• Droit de corriger les inexactitudes dans vos données personnelles
• Droit de demander la suppression de vos données personnelles
• Droit d'obtenir une copie des données personnelles que vous avez précédemment partagées avec nous
• Droit à la non-discrimination pour l'exercice de vos droits
• Droit de refuser le traitement de vos données personnelles s'il est utilisé à des fins de publicité ciblée (ou de partage tel que défini par la loi sur la confidentialité de la Californie), la vente de données personnelles, ou le profilage en vue de décisions produisant des effets juridiques ou d'importance similaire (« profilage »)

Selon l'État où vous vivez, vous pouvez également avoir les droits suivants :

• Droit d'accéder aux catégories de données personnelles en cours de traitement (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité du Minnesota)
• Droit d'obtenir une liste des catégories de tiers auxquels nous avons divulgué des données personnelles (tel que permis par la loi applicable, y compris les lois sur la confidentialité de la Californie, du Delaware et du Maryland)
• Droit d'obtenir une liste des tiers spécifiques auxquels nous avons divulgué des données personnelles (tel que permis par la loi applicable, y compris les lois sur la confidentialité du Minnesota et de l'Oregon)
• Droit d'obtenir une liste des tiers auxquels nous avons vendu des données personnelles (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité du Connecticut)
• Droit d'examiner, de comprendre, de remettre en question, et selon l'endroit où vous vivez, de corriger la façon dont les données personnelles ont fait l'objet d'un profilage (tel que permis par la loi applicable, y compris les lois sur la confidentialité du Connecticut et du Minnesota)
• Droit de limiter l'utilisation et la divulgation de données personnelles sensibles (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité de la Californie)
• Droit de refuser la collecte de données sensibles et de données personnelles recueillies par le biais du fonctionnement d'une fonctionnalité de reconnaissance vocale ou faciale (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité de la Floride)

Comment exercer vos droits

Pour exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec nous en visitant https://www.softhauz.ca/eng/dashboard, en nous envoyant un courriel à karen.urate@softhauz.ca, ou en vous référant aux coordonnées figurant au bas du présent document.

Vérification de la demande

Sur réception de votre demande, nous devrons vérifier votre identité pour déterminer que vous êtes bien la personne au sujet de laquelle nous avons des renseignements dans notre système. Nous n'utiliserons les renseignements personnels fournis dans votre demande que pour vérifier votre identité ou votre autorité pour présenter la demande. Toutefois, si nous ne pouvons pas vérifier votre identité à partir des renseignements que nous conservons déjà, nous pourrions vous demander de fournir des informations supplémentaires aux fins de vérification de votre identité ainsi qu'à des fins de sécurité ou de prévention de la fraude.

Si vous soumettez la demande par l'intermédiaire d'un agent autorisé, nous pourrions devoir recueillir des informations supplémentaires pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande et l'agent devra fournir une autorisation écrite et signée par vous pour soumettre une telle demande en votre nom.

Appels

En vertu de certaines lois étatiques des États-Unis sur la protection des données, si nous refusons de donner suite à votre demande, vous pouvez faire appel de notre décision en nous envoyant un courriel à l'adresse karen.urate@softhauz.ca. Nous vous informerons par écrit de toute mesure prise ou non prise en réponse à l'appel, y compris une explication écrite des motifs des décisions. Si votre appel est rejeté, vous pouvez soumettre une plainte au procureur général de votre État.

Loi « Shine The Light » de la Californie

L'article 1798.83 du Code civil de la Californie, également connu sous le nom de loi « Shine The Light », permet à nos utilisateurs qui sont des résidents de la Californie de demander et d'obtenir de notre part, une fois par an et gratuitement, des informations concernant les catégories de renseignements personnels (le cas échéant) que nous avons divulguées à des tiers à des fins de marketing direct, ainsi que les noms et adresses de tous les tiers avec lesquels nous avons partagé des renseignements personnels au cours de l'année civile immédiatement précédente. Si vous êtes un résident de la Californie et que vous souhaitez présenter une telle demande, veuillez nous soumettre votre demande par écrit à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? »

12. D'AUTRES RÉGIONS ONT-ELLES DES DROITS SPÉCIFIQUES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ?

En bref : Vous pouvez avoir des droits supplémentaires selon le pays dans lequel vous résidez.

Australie et Nouvelle-Zélande

Nous recueillons et traitons vos renseignements personnels en vertu des obligations et des conditions fixées par la Loi sur la protection de la vie privée de 1988 de l'Australie (Privacy Act 1988) et la Loi sur la protection de la vie privée de 2020 de la Nouvelle-Zélande (Privacy Act 2020).

Le présent Avis de confidentialité satisfait aux exigences d'avis définies dans ces deux lois sur la protection de la vie privée, en particulier : quels renseignements personnels nous recueillons auprès de vous, de quelles sources, à quelles fins, ainsi que les autres destinataires de vos renseignements personnels.

Si vous ne souhaitez pas fournir les renseignements personnels nécessaires à l'accomplissement de leur finalité applicable, cela peut affecter notre capacité à fournir nos services, en particulier pour :

• vous offrir les produits ou services que vous souhaitez
• répondre à vos demandes ou vous aider avec celles-ci
• gérer votre compte chez nous
• confirmer votre identité et protéger votre compte

En tout temps, vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels ou leur correction. Vous pouvez faire une telle demande en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS CONSULTER, METTRE À JOUR OU SUPPRIMER LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET ? »

Si vous croyez que nous traitons illégalement vos renseignements personnels, vous avez le droit de soumettre une plainte concernant une violation des Principes australiens de protection de la vie privée au Bureau du Commissaire australien à l'information et une violation des Principes de protection de la vie privée de la Nouvelle-Zélande au Bureau du Commissaire à la vie privée de la Nouvelle-Zélande.

République d'Afrique du Sud

En tout temps, vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels ou leur correction. Vous pouvez faire une telle demande en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS CONSULTER, METTRE À JOUR OU SUPPRIMER LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET ? »

Si vous êtes insatisfait(e) de la façon dont nous traitons toute plainte concernant notre traitement des renseignements personnels, vous pouvez joindre le bureau du régulateur, dont voici les coordonnées :

13. ANALYSE DES RISQUES DE LOCATION ET CONSENTEMENT RELATIF AUX DONNÉES DE TIERS

aXRed est un outil logiciel d'analyse et d'estimation des risques conçu à des fins d'information. aXRed n'est pas un Organisme d'évaluation du crédit (OÉC) en vertu de la loi sur l'évaluation équitable du crédit (Fair Credit Reporting Act - FCRA) ou des lois provinciales comparables sur l'évaluation du crédit à la consommation. Les utilisateurs (y compris les propriétaires, les gestionnaires immobiliers et les locataires principaux) qui soumettent des renseignements personnels, financiers ou comportementaux concernant des locataires potentiels ou des tiers garantissent et déclarent avoir obtenu toutes les autorisations et tous les consentements légaux requis de ces personnes avant de soumettre de telles données. Les indicateurs de risque et les résultats du tableau de bord ne constituent pas des décisions automatisées en matière de logement, des conseils juridiques ou des rapports de crédit officiels.

14. APPORTONS-NOUS DES MISES À JOUR AU PRÉSENT AVIS ?

En bref : Oui, nous mettrons à jour cet avis au besoin afin de demeurer conformes aux lois pertinentes.

Nous pouvons mettre à jour le présent Avis de confidentialité de temps à autre. La version mise à jour sera indiquée par une date de « Révision » mise à jour dans le haut du présent Avis de confidentialité. Si nous apportons des modifications importantes au présent Avis de confidentialité, nous pouvons vous en aviser soit en affichant bien en vue un avis de ces modifications, soit en vous envoyant directement une notification. Nous vous encourageons à consulter fréquemment le présent Avis de confidentialité pour être informé(e) de la façon dont nous protégeons vos renseignements.

15. COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ?

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant le présent avis, vous pouvez joindre notre Délégué à la protection des données (DPD) par courriel à l'adresse karen.urate@softhauz.ca.

16. COMMENT POUVEZ-VOUS CONSULTER, METTRE À JOUR OU SUPPRIMER LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET ?

Vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous, des détails sur la manière dont nous les avons traités, de corriger des inexactitudes ou de supprimer vos renseignements personnels. Vous pouvez également avoir le droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels. Ces droits peuvent être limités dans certaines circonstances par la loi applicable. Pour demander de consulter, de mettre à jour ou de supprimer vos renseignements personnels, veuillez visiter : softhauz.ca/eng/dashboard.

1. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ?

Renseignements personnels que vous nous divulguez

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement lorsque vous vous inscrivez aux Services, exprimez un intérêt à obtenir des informations sur nous ou sur nos produits et Services, lorsque vous participez à des activités sur les Services, ou autrement lorsque vous communiquez avec nous.

Renseignements personnels fournis par vous. Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent du contexte de vos interactions avec nous et les Services, des choix que vous faites, ainsi que des produits et fonctionnalités que vous utilisez. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure ce qui suit :

• adresses courriel
• noms d'utilisateur
• noms
• numéros de téléphone
• adresses postales
• préférences de communication
• données de contact ou d'authentification
• titres de poste
• adresses de facturation

2. COMMENT TRAITONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ?

En bref : Nous traitons vos renseignements afin de fournir, d'améliorer et d'administrer nos Services, de communiquer avec vous, d'assurer la sécurité et la prévention de la fraude, et de nous conformer à la loi. Nous traitons les renseignements personnels aux fins énumérées ci-dessous. Nous pouvons également traiter vos renseignements à d'autres fins uniquement avec votre consentement explicite préalable.

Nous traitons vos renseignements personnels pour diverses raisons, selon la façon dont vous interagissez avec nos Services, notamment :

• Pour faciliter la création et l'authentification des comptes, et autrement gérer les comptes des utilisateurs. Nous pouvons traiter vos renseignements pour que vous puissiez créer et vous connecter à votre compte, ainsi que pour maintenir votre compte en état de fonctionnement.
• Pour livrer et faciliter la prestation de services à l'utilisateur. Nous pouvons traiter vos renseignements pour vous fournir le service demandé.
• Pour répondre aux demandes des utilisateurs et leur offrir du soutien. Nous pouvons traiter vos renseignements pour répondre à vos demandes et résoudre tout problème potentiel que vous pourriez rencontrer avec le service demandé.
• Pour vous envoyer des informations administratives. Nous pouvons traiter vos renseignements pour vous envoyer des détails concernant nos produits et services, des modifications apportées à nos conditions et politiques, ainsi que d'autres informations similaires.
• Pour traiter et gérer vos commandes. Nous pouvons traiter vos renseignements pour traiter et gérer vos commandes, vos paiements, vos retours et vos échanges effectués par l'intermédiaire des Services.
• Pour permettre les communications d'utilisateur à utilisateur. Nous pouvons traiter vos renseignements si vous choisissez d'utiliser l'une de nos offres qui permet de communiquer avec un autre utilisateur.
• Pour demander des commentaires. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque cela est nécessaire pour demander des commentaires et pour vous contacter concernant votre utilisation de nos Services.
• Pour vous envoyer des communications marketing et promotionnelles. Nous pouvons traiter les renseignements personnels que vous nous envoyez pour nos besoins de marketing, si cela est conforme à vos préférences marketing. Vous pouvez vous désinscrire de nos courriels de marketing en tout temps. Pour plus d'informations, consultez la section « QUELS SONT VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ? » ci-dessous.
• Pour protéger nos Services. Nous pouvons traiter vos renseignements dans le cadre de nos efforts visant à assurer la sécurité et la sûreté de nos Services, y compris la surveillance et la prévention de la fraude.
• Pour cerner les tendances d'utilisation. Nous pouvons traiter des renseignements sur la manière dont vous utilisez nos Services pour mieux comprendre comment ils sont utilisés afin de pouvoir les améliorer.
• Pour sauver ou protéger l'intérêt vital d'une personne. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque cela est nécessaire pour sauver ou protéger l'intérêt vital d'une personne, comme pour prévenir des préjudices.

3. SUR QUELS FONDEMENTS JURIDIQUES NOUS APPUYONS-NOUS POUR TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

En bref : Nous ne traitons vos renseignements personnels que lorsque nous estimons que cela est nécessaire et que nous avons un motif juridique valable (c.-à-d. une base légale) pour le faire en vertu de la loi applicable, comme avec votre consentement, pour nous conformer aux lois, pour vous fournir des services, pour conclure ou remplir nos obligations contractuelles, pour protéger vos droits, ou pour satisfaire nos intérêts commerciaux légitimes.

Si vous vous trouvez dans l'UE ou au Royaume-Uni, cette section s'applique à vous.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le RGPD du Royaume-Uni exigent que nous expliquions les fondements juridiques valables sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos renseignements personnels. Ainsi, nous pouvons nous appuyer sur les fondements juridiques suivants pour traiter vos renseignements personnels :

• Consentement. Nous pouvons traiter vos renseignements si vous nous avez donné l'autorisation (c.-à-d. le consentement) d'utiliser vos renseignements personnels à une fin précise. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Apprenez-en davantage sur le retrait de votre consentement.
• Exécution d'un contrat. Nous pouvons traiter vos renseignements personnels lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles envers vous, y compris la fourniture de nos Services ou, à votre demande, avant la conclusion d'un contrat avec vous.
• Intérêts légitimes. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire pour atteindre nos intérêts commerciaux légitimes, et que ces intérêts ne l'emportent pas sur vos intérêts ainsi que vos libertés et droits fondamentaux. Par exemple, nous pouvons traiter vos renseignements personnels pour certaines des finalités décrites afin de :
  • Envoyer aux utilisateurs des informations sur des offres spéciales et des rabais sur nos produits et services
  • Analyser la façon dont nos Services sont utilisés afin de pouvoir les améliorer pour engager et retenir les utilisateurs
  • Diagnostiquer les problèmes et/ou prévenir les activités frauduleuses
  • Comprendre comment nos utilisateurs utilisent nos produits et services afin de pouvoir améliorer l'expérience utilisateur
• Obligations légales. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, comme pour coopérer avec un organisme chargé de l'application de la loi ou une agence de réglementation, exercer ou défendre nos droits légaux, ou divulguer vos renseignements comme preuve dans un litige dans lequel nous sommes impliqués.
• Intérêts vitaux. Nous pouvons traiter vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou les intérêts vitaux d'un tiers, comme dans des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne.

Si vous vous trouvez au Canada, cette section s'applique à vous.

Nous pouvons traiter vos renseignements si vous nous avez donné l'autorisation spécifique (c.-à-d. un consentement explicite) d'utiliser vos renseignements personnels à une fin précise, ou dans des situations où votre autorisation peut être déduite (c.-à-d. un consentement implicite). Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

Dans certains cas exceptionnels, la loi applicable pourrait nous autoriser légalement à traiter vos renseignements sans votre consentement, y compris, par exemple :

• Si la collecte est clairement dans l'intérêt d'une personne et que le consentement ne peut pas être obtenu en temps opportun
• Pour des enquêtes et la détection et la prévention de la fraude
• Pour des transactions commerciales, à condition que certaines conditions soient remplies
• Si ces renseignements sont contenus dans la déclaration d'un témoin et que la collecte est nécessaire pour évaluer, traiter ou régler une réclamation d'assurance
• Pour identifier des personnes blessées, malades ou décédées et communiquer avec leurs plus proches parents
• Si nous avons des motifs raisonnables de croire qu'une personne a été, est ou pourrait être victime d'exploitation financière
• S'il est raisonnable de s'attendre à ce que la collecte et l'utilisation avec consentement compromettent la disponibilité ou l'exactitude de l'information et que la collecte est raisonnable à des fins liées à l'enquête sur la violation d'une entente ou sur une contravention aux lois du Canada ou d'une province
• Si la divulgation est requise pour se conformer à une assignation à comparaître, un mandat, une ordonnance d'un tribunal ou aux règles de la cour relatives à la production de documents
• S'ils ont été produits par un individu dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession et que la collecte est conforme aux fins pour lesquelles les renseignements ont été produits
• Si la collecte se fait uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires
• Si les renseignements sont accessibles au public et sont spécifiés par les règlements
• Nous pouvons divulguer des renseignements dépersonnalisés pour des projets de recherche ou de statistiques approuvés, sous réserve d'une surveillance éthique et d'engagements de confidentialité

4. QUAND ET AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

En bref : Nous pouvons partager des renseignements dans des situations spécifiques décrites dans la présente section et/ou avec les tiers suivants.

Nous pourrions devoir partager vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

• Transferts d'entreprise. Nous pouvons partager ou transférer vos renseignements dans le cadre de, ou pendant les négociations de toute fusion, vente d'actifs de la société, financement ou acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre société.

5. UTILISONS-NOUS DES TÉMOINS (COOKIES) ET D'AUTRES TECHNOLOGIES DE SUIVI ?

En bref : Nous pouvons utiliser des témoins (cookies) et d'autres technologies de suivi pour recueillir et stocker vos renseignements.

Nous pouvons utiliser des témoins de connexion (cookies) et des technologies de suivi similaires (comme les pixels invisibles) pour recueillir des renseignements lorsque vous interagissez avec nos Services. Certaines technologies de suivi en ligne nous aident à maintenir la sécurité de nos Services et de votre compte, à prévenir les plantages, à corriger les bogues, à enregistrer vos préférences et à soutenir les fonctions de base du site.

Nous autorisons également des tiers et des fournisseurs de services à utiliser des technologies de suivi en ligne sur nos Services à des fins d'analyse et de publicité, y compris pour aider à gérer et à afficher des publicités ou pour adapter des publicités à vos intérêts. Les tiers et les fournisseurs de services utilisent leur technologie pour fournir des publicités sur des produits et services adaptés à vos intérêts, qui peuvent apparaître soit sur nos Services, soit sur d'autres sites Web.

Dans la mesure où ces technologies de suivi en ligne sont considérées comme une « vente »/un « partage » (qui inclut la publicité ciblée, telle que définie en vertu des lois applicables) en vertu des lois étatiques applicables aux États-Unis, vous pouvez refuser ces technologies de suivi en ligne en soumettant une demande telle que décrite ci-dessous à la section « LES RÉSIDENTS DES ÉTATS-UNIS ONT-ILS DES DROITS SPÉCIFIQUES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ? »

Des informations spécifiques sur la manière dont nous utilisons de telles technologies et comment vous pouvez refuser certains témoins sont présentées dans notre Avis relatif aux témoins (cookies) : https://softhauz.ca/terms#cookies.

6. OFFRONS-NOUS DES PRODUITS BASÉS SUR L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ?

En bref : Nous offrons des produits, des fonctionnalités ou des outils propulsés par l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique ou des technologies similaires.

Dans le cadre de nos Services, nous offrons des produits, des fonctionnalités ou des outils propulsés par l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique ou des technologies similaires (collectivement, les « Produits d'IA »). Ces outils sont conçus pour rehausser votre expérience et vous fournir des solutions innovantes. Les conditions du présent Avis de confidentialité régissent votre utilisation des Produits d'IA au sein de nos Services.

Nos Produits d'IA

Nos Produits d'IA sont conçus pour les fonctions suivantes :

• Perspectives d'IA

Comment nous traitons vos données à l'aide de l'IA

Tous les renseignements personnels traités au moyen de nos Produits d'IA sont manipulés conformément à notre Avis de confidentialité et à notre accord avec les tiers. Cela garantit un niveau de sécurité élevé et protège vos renseignements personnels tout au long du processus, vous offrant une tranquillité d'esprit quant à la sécurité de vos données.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ?

En bref : Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans le présent Avis de confidentialité, à moins que la loi ne l'exige autrement.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit exigée ou permise par la loi (comme les exigences fiscales, comptables ou autres exigences légales). Aucune finalité du présent avis ne nous obligera à conserver vos renseignements personnels plus longtemps que la période pendant laquelle les utilisateurs ont un compte chez nous.

Lorsque nous n'avons plus de besoin commercial légitime continu de traiter vos renseignements personnels, nous supprimerons ou anonymiserons ces informations ou, si cela n'est pas possible (par exemple, parce que vos renseignements personnels ont été stockés dans des archives de sauvegarde), nous stockerons alors vos renseignements personnels en toute sécurité et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu'à ce que la suppression soit possible.

8. COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS ?

En bref : Nous visons à protéger vos renseignements personnels par le biais d'un système de mesures de sécurité organisationnelles et techniques.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, conçues pour protéger la sécurité de tout renseignement personnel que nous traitons. Toutefois, malgré nos mesures de protection et nos efforts pour sécuriser vos informations, aucune transmission électronique sur Internet ou technologie de stockage de l'information ne peut être garantie à 100 % sécurisée, de sorte que nous ne pouvons pas promettre ou garantir que des pirates informatiques, des cybercriminels ou d'autres tiers non autorisés ne seront pas en mesure de contourner notre sécurité et de recueillir, d'accéder, de voler ou de modifier vos renseignements de façon inappropriée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, la transmission de renseignements personnels vers et depuis nos Services s'effectue à vos propres risques. Vous ne devriez accéder aux Services que dans un environnement sécurisé.

9. RECUEILLONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS AUPRÈS DE MINEURS ?

En bref : Nous ne recueillons sciemment aucune donnée auprès d'enfants de moins de 18 ans ou de l'âge équivalent précisé par la loi dans votre juridiction, et nous ne faisons pas de marketing auprès d'eux.

Nous ne recueillons pas sciemment de données auprès d'enfants de moins de 18 ans ou de l'âge équivalent précisé par la loi dans votre juridiction, nous ne sollicitons pas de données auprès d'eux et nous ne faisons pas de marketing auprès d'eux, et nous ne vendons pas sciemment de tels renseignements personnels. En utilisant les Services, vous déclarez que vous êtes âgé(e) d'au moins 18 ans ou de l'âge équivalent précisé par la loi dans votre juridiction, ou que vous êtes le parent ou le tuteur d'un tel mineur et consentez à ce que ce mineur à charge utilise les Services. Si nous apprenons que des renseignements personnels d'utilisateurs âgés de moins de 18 ans ou de l'âge équivalent précisé par la loi dans votre juridiction ont été recueillis, nous désactiverons le compte et prendrons des mesures raisonnables pour supprimer rapidement ces données de nos dossiers. Si vous prenez connaissance de données que nous pourrions avoir recueillies auprès d'enfants de moins de 18 ans ou de l'âge équivalent précisé par la loi dans votre juridiction, veuillez nous joindre à l'adresse karen.urate@softhauz.ca.

10. QUELS SONT VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ?

En bref : Selon votre État de résidence aux États-Unis ou dans certaines régions, telles que l'Espace économique européen (EEE), le Royaume-Uni (R.-U.), la Suisse et le Canada, vous disposez de droits qui vous accordent un meilleur accès et un meilleur contrôle sur vos renseignements personnels. Vous pouvez consulter, modifier ou résilier votre compte en tout temps, selon votre pays, province ou État de résidence.

Dans certaines régions (comme l'EEE, le Royaume-Uni, la Suisse et le Canada), vous disposez de certains droits en vertu des lois applicables sur la protection des données. Ceux-ci peuvent inclure le droit (i) de demander l'accès et d'obtenir une copie de vos renseignements personnels, (ii) de demander la rectification ou l'effacement ; (iii) de restreindre le traitement de vos renseignements personnels ; (iv) le cas échéant, à la portabilité des données ; et (v) de ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée. Si une décision qui produit des effets juridiques ou d'importance similaire est prise uniquement par des moyens automatisés, nous vous en informerons, expliquerons les principaux facteurs et offrirons un moyen simple de demander une révision humaine. Dans certaines circonstances, vous pouvez également avoir le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels. Vous pouvez faire une telle demande en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? » ci-dessous.

Nous examinerons et donnerons suite à toute demande conformément aux lois applicables sur la protection des données.

Si vous vous trouvez au Royaume-Uni et que vous êtes insatisfait(e) de la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte directement auprès de nous. Cela s'ajoute aux droits dont vous disposez en vertu du Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni et de la Loi sur la protection des données de 2018.

Comment nous joindre :

• Courriel : karen.urate@softhauz.ca

Ce qui se passe après avoir porté plainte

• Nous accuserons réception de votre plainte dans les 30 jours suivant sa réception.
• Nous mènerons une enquête sans délai injustifié ou excessif.
• Nous vous tiendrons informé(e) des progrès et vous expliquerons le résultat.

Si notre réponse finale ne vous satisfait pas, vous pouvez soumettre votre plainte au Bureau du Commissaire à l'information (Information Commissioner's Office), l'autorité de contrôle du Royaume-Uni.

• Site Web : ico.org.uk/make-a-complaint
• Ligne d'assistance : 0303 123 1113
• Courrier postal : Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Si vous vous trouvez dans l'EEE ou au Royaume-Uni et que vous croyez que nous traitons illégalement vos renseignements personnels, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre État membre ou de l'autorité de protection des données du Royaume-Uni.

Si vous vous trouvez en Suisse, vous pouvez joindre le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

Retrait de votre consentement : Si nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos renseignements personnels, lequel peut être un consentement explicite et/ou implicite selon la loi applicable, vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? » ci-dessous ou en mettant à jour vos préférences.

Toutefois, veuillez noter que cela n'affectera pas la légalité du traitement avant son retrait, ni, lorsque la loi applicable le permet, n'affectera le traitement de vos renseignements personnels effectué sur la base de motifs de traitement légitimes autres que le consentement.

Désinscription des communications marketing et promotionnelles : Vous pouvez vous désinscrire de nos communications marketing et promotionnelles en tout temps en cliquant sur le lien de désinscription contenu dans les courriels que nous envoyons. Les utilisateurs peuvent également désactiver les courriels de marketing et promotionnels en décochant la case dans les paramètres de leur compte, ou en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? » ci-dessous. Vous serez alors retiré(e) des listes de marketing. Cependant, nous pouvons toujours communiquer avec vous — par exemple, pour vous envoyer des messages liés au service qui sont nécessaires à l'administration et à l'utilisation de votre compte, pour répondre aux demandes de service, ou à d'autres fins non liées au marketing.

Informations du compte

Si vous souhaitez en tout temps consulter ou modifier les informations de votre compte ou résilier votre compte, vous pouvez :

• Vous connecter aux paramètres de votre compte et mettre à jour votre compte utilisateur.

À votre demande de résiliation de votre compte, nous désactiverons ou supprimerons votre compte et vos renseignements de nos bases de données actives. Cependant, nous pouvons conserver certaines informations dans nos dossiers pour prévenir la fraude, résoudre des problèmes, aider lors de toute enquête, appliquer nos conditions légales et/ou nous conformer aux exigences légales applicables.

Témoins (cookies) et technologies similaires : La plupart des navigateurs Web sont configurés pour accepter les témoins par défaut. Si vous préférez, vous pouvez généralement choisir de configurer votre navigateur pour qu'il supprime les témoins et rejette les témoins. Si vous choisissez de supprimer les témoins ou de rejeter les témoins, cela pourrait affecter certaines fonctionnalités ou certains services de nos Services. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Avis relatif aux témoins (cookies) : https://softhauz.ca/cookies.

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez nous envoyer un courriel à l'adresse karen.urate@softhauz.ca.

11. COMMANDES POUR LES FONCTIONNALITÉS « NE PAS SUIVRE » (DO-NOT-TRACK)

La plupart des navigateurs Web ainsi que certains systèmes d'exploitation mobiles et applications mobiles incluent une fonctionnalité ou un paramètre « Ne pas suivre » (Do-Not-Track - « DNT ») que vous pouvez activer pour signaler votre préférence en matière de confidentialité afin que les données sur vos activités de navigation en ligne ne soient pas surveillées ni recueillies. À ce stade, aucune norme technologique uniforme pour la reconnaissance et la mise en œuvre des signaux DNT n'a été finalisée. À ce titre, nous ne répondons pas actuellement aux signaux de navigation DNT ni à aucun autre mécanisme qui communique automatiquement votre choix de ne pas être suivi en ligne. Si une norme de suivi en ligne que nous devons suivre est adoptée à l'avenir, nous vous informerons de cette pratique dans une version révisée du présent Avis de confidentialité.

La loi californienne exige que nous vous informions de la façon dont nous répondons aux signaux DNT des navigateurs Web. Étant donné qu'il n'existe actuellement pas de norme sectorielle ou légale pour la reconnaissance ou le respect des signaux DNT, nous n'y répondons pas pour l'instant.

12. LES RÉSIDENTS DES ÉTATS-UNIS ONT-ILS DES DROITS SPÉCIFIQUES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ?

En bref : Si vous êtes un résident de la Californie, du Colorado, du Connecticut, du Delaware, de la Floride, de l'Indiana, de l'Iowa, du Kentucky, du Maryland, du Minnesota, du Montana, du Nebraska, du New Hampshire, du New Jersey, de l'Oregon, du Rhode Island, du Tennessee, du Texas, de l'Utah ou de la Virginie, vous pouvez avoir le droit de demander l'accès et de recevoir des détails sur les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet et sur la manière dont nous les avons traités, de corriger des inexactitudes, d'obtenir une copie de vos renseignements personnels ou de les supprimer. Vous pouvez également avoir le droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels. Ces droits peuvent être limités dans certaines circonstances par la loi applicable. De plus amples renseignements sont fournis ci-dessous.

Catégories de renseignements personnels que nous recueillons

Le tableau ci-dessous indique les catégories de renseignements personnels que nous avons recueillis au cours des douze (12) derniers mois. Le tableau inclut des exemples illustratifs pour chaque catégorie et ne reflète pas les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous. Pour un inventaire exhaustif de tous les renseignements personnels que nous traitons, veuillez vous reporter à la section « QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ? »

Nous ne recueillons des renseignements personnels sensibles que tels que définis par les lois applicables sur la confidentialité, ou aux fins autorisées par la loi, ou avec votre consentement. Les renseignements personnels sensibles peuvent être utilisés, ou divulgués à un fournisseur de services ou à un entrepreneur, à des fins supplémentaires et spécifiques. Vous pouvez avoir le droit de limiter l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sensibles.

Nous pouvons également recueillir d'autres renseignements personnels en dehors de ces catégories dans les cas où vous interagissez avec nous en personne, en ligne, ou par téléphone ou par courrier dans le contexte de :

• Recevoir de l'aide par l'intermédiaire de nos canaux de soutien à la clientèle ;
• La participation à des sondages ou à des concours clients ; et
• La facilitation de la prestation de nos Services et pour répondre à vos demandes.

Nous utiliserons et conserverons les renseignements personnels recueillis selon les besoins pour fournir les Services ou pour :

• Catégorie A - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie C - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie F - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie I - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie K - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous
• Catégorie L - Tant que l'utilisateur a un compte chez nous

Sources des renseignements personnels

Apprenez-en davantage sur les sources des renseignements personnels que nous recueillons à la section « QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ? »

Comment nous utilisons et partageons les renseignements personnels

Apprenez-en davantage sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels à la section « COMMENT TRAITONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ? »

Vos renseignements seront-ils partagés avec d'autres personnes ?

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services conformément à un contrat écrit conclu entre nous et chaque fournisseur de services. Apprenez-en davantage sur les parties auxquelles nous divulguons des renseignements personnels à la section « QUAND ET AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? »

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour nos propres fins commerciales, par exemple pour entreprendre des recherches internes en matière de développement technologique et de démonstration. Cela n'est pas considéré comme une « vente » de vos renseignements personnels.

Nous n'avons divulgué, vendu ou partagé aucun renseignement personnel à des tiers à des fins commerciales ou d'affaires au cours des douze (12) derniers mois. Nous ne vendrons ni ne partagerons à l'avenir les renseignements personnels appartenant aux visiteurs du site Web, aux utilisateurs et aux autres consommateurs.

Vos droits

Vous avez des droits en vertu de certaines lois étatiques des États-Unis sur la protection des données. Toutefois, ces droits ne sont pas absolus, et dans certains cas, nous pouvons refuser votre demande tel que permis par la loi. Ces droits comprennent :

• Droit de savoir si nous traitons ou non vos données personnelles
• Droit d'accéder à vos données personnelles
• Droit de corriger les inexactitudes dans vos données personnelles
• Droit de demander la suppression de vos données personnelles
• Droit d'obtenir une copie des données personnelles que vous avez précédemment partagées avec nous
• Droit à la non-discrimination pour l'exercice de vos droits
• Droit de refuser le traitement de vos données personnelles s'il est utilisé à des fins de publicité ciblée (ou de partage tel que défini par la loi sur la confidentialité de la Californie), la vente de données personnelles, ou le profilage en vue de décisions produisant des effets juridiques ou d'importance similaire (« profilage »)

Selon l'État où vous vivez, vous pouvez également avoir les droits suivants :

• Droit d'accéder aux catégories de données personnelles en cours de traitement (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité du Minnesota)
• Droit d'obtenir une liste des catégories de tiers auxquels nous avons divulgué des données personnelles (tel que permis par la loi applicable, y compris les lois sur la confidentialité de la Californie, du Delaware et du Maryland)
• Droit d'obtenir une liste des tiers spécifiques auxquels nous avons divulgué des données personnelles (tel que permis par la loi applicable, y compris les lois sur la confidentialité du Minnesota et de l'Oregon)
• Droit d'obtenir une liste des tiers auxquels nous avons vendu des données personnelles (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité du Connecticut)
• Droit d'examiner, de comprendre, de remettre en question, et selon l'endroit où vous vivez, de corriger la façon dont les données personnelles ont fait l'objet d'un profilage (tel que permis par la loi applicable, y compris les lois sur la confidentialité du Connecticut et du Minnesota)
• Droit de limiter l'utilisation et la divulgation de données personnelles sensibles (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité de la Californie)
• Droit de refuser la collecte de données sensibles et de données personnelles recueillies par le biais du fonctionnement d'une fonctionnalité de reconnaissance vocale ou faciale (tel que permis par la loi applicable, y compris la loi sur la confidentialité de la Floride)

Comment exercer vos droits

Pour exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec nous en visitant http://www.softhauz.ca/eng/dashboard, en nous envoyant un courriel à karen.urate@softhauz.ca, ou en vous référant aux coordonnées figurant au bas du présent document.

Vérification de la demande

Sur réception de votre demande, nous devrons vérifier votre identité pour déterminer que vous êtes bien la personne au sujet de laquelle nous avons des renseignements dans notre système. Nous n'utiliserons les renseignements personnels fournis dans votre demande que pour vérifier votre identité ou votre autorité pour présenter la demande. Toutefois, si nous ne pouvons pas vérifier votre identité à partir des renseignements que nous conservons déjà, nous pourrions vous demander de fournir des informations supplémentaires aux fins de vérification de votre identité ainsi qu'à des fins de sécurité ou de prévention de la fraude.

Si vous soumettez la demande par l'intermédiaire d'un agent autorisé, nous pourrions devoir recueillir des informations supplémentaires pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande et l'agent devra fournir une autorisation écrite et signée par vous pour soumettre une telle demande en votre nom.

Appels

En vertu de certaines lois étatiques des États-Unis sur la protection des données, si nous refusons de donner suite à votre demande, vous pouvez faire appel de notre décision en nous envoyant un courriel à l'adresse karen.urate@softhauz.ca. Nous vous informerons par écrit de toute mesure prise ou non prise en réponse à l'appel, y compris une explication écrite des motifs des décisions. Si votre appel est rejeté, vous pouvez soumettre une plainte au procureur général de votre État.

Loi « Shine The Light » de la Californie

L'article 1798.83 du Code civil de la Californie, également connu sous le nom de loi « Shine The Light », permet à nos utilisateurs qui sont des résidents de la Californie de demander et d'obtenir de notre part, une fois par an et gratuitement, des informations concernant les catégories de renseignements personnels (le cas échéant) que nous avons divulguées à des tiers à des fins de marketing direct, ainsi que les noms et adresses de tous les tiers avec lesquels nous avons partagé des renseignements personnels au cours de l'année civile immédiatement précédente. Si vous êtes un résident de la Californie et que vous souhaitez présenter une telle demande, veuillez nous soumettre votre demande par écrit à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ? »

13. D'AUTRES RÉGIONS ONT-ELLES DES DROITS SPÉCIFIQUES EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ?

En bref : Vous pouvez avoir des droits supplémentaires selon le pays dans lequel vous résidez.

Australie et Nouvelle-Zélande

Nous recueillons et traitons vos renseignements personnels en vertu des obligations et des conditions fixées par la Loi sur la protection de la vie privée de 1988 de l'Australie (Privacy Act 1988) et la Loi sur la protection de la vie privée de 2020 de la Nouvelle-Zélande (Privacy Act 2020).

Le présent Avis de confidentialité satisfait aux exigences d'avis définies dans ces deux lois sur la protection de la vie privée, en particulier : quels renseignements personnels nous recueillons auprès de vous, de quelles sources, à quelles fins, ainsi que les autres destinataires de vos renseignements personnels.

Si vous ne souhaitez pas fournir les renseignements personnels nécessaires à l'accomplissement de leur finalité applicable, cela peut affecter notre capacité à fournir nos services, en particulier pour :

• vous offrir les produits ou services que vous souhaitez
• répondre à vos demandes ou vous aider avec celles-ci
• gérer votre compte chez nous
• confirmer votre identité et protéger votre compte

En tout temps, vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels ou leur correction. Vous pouvez faire une telle demande en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS CONSULTER, METTRE À JOUR OU SUPPRIMER LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET ? »

Si vous croyez que nous traitons illégalement vos renseignements personnels, vous avez le droit de soumettre une plainte concernant une violation des Principes australiens de protection de la vie privée au Bureau du Commissaire australien à l'information et une violation des Principes de protection de la vie privée de la Nouvelle-Zélande au Bureau du Commissaire à la vie privée de la Nouvelle-Zélande.

République d'Afrique du Sud

En tout temps, vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels ou leur correction. Vous pouvez faire une telle demande en communiquant avec nous à l'aide des coordonnées fournies à la section « COMMENT POUVEZ-VOUS CONSULTER, METTRE À JOUR OU SUPPRIMER LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET ? »

Si vous êtes insatisfait(e) de la façon dont nous traitons toute plainte concernant notre traitement des renseignements personnels, vous pouvez joindre le bureau du régulateur, dont voici les coordonnées :

14. DONNÉES DES CLIENTS ET MANDATS DE CONSULTATION

Dans le cadre de la prestation de services personnalisés d'ingénierie logicielle, de conception UI/UX, de développement de bases de données, d'analyse de données et d'orchestration de flux de travail d'agents d'IA, nous pouvons accéder à des données exclusives ou à des renseignements personnels fournis par nos clients commerciaux, ou les traiter. Dans de tels contextes, nous agissons en tant que fournisseur de services ou sous-traitant de données sous les instructions directes du client[cite: 6]. La collecte, l'accès, l'utilisation et la sécurité de ces données sont strictement régis par le Contrat-cadre de services, le Contrat de services professionnels (CSP), l'Accord de non-divulgation (AND) ou l'Entente de traitement des données (ETD) distinct(e) signé(e) avec chaque client respectif, et non par le présent Avis de confidentialité général du site Web[cite: 6].

15. APPORTONS-NOUS DES MISES À JOUR AU PRÉSENT AVIS ?

En bref : Oui, nous mettrons à jour cet avis au besoin afin de demeurer conformes aux lois pertinentes.

Nous pouvons mettre à jour le présent Avis de confidentialité de temps à autre. La version mise à jour sera indiquée par une date de « Révision » mise à jour dans le haut du présent Avis de confidentialité. Si nous apportons des modifications importantes au présent Avis de confidentialité, nous pouvons vous en aviser soit en affichant bien en vue un avis de ces modifications, soit en vous envoyant directement une notification. Nous vous encourageons à consulter fréquemment le présent Avis de confidentialité pour être informé(e) de la façon dont nous protégeons vos renseignements.

16. COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS JOINDRE AU SUJET DU PRÉSENT AVIS ?

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant le présent avis, vous pouvez joindre notre Délégué à la protection des données (DPD) par courriel à l'adresse karen.urate@softhauz.ca.

17. COMMENT POUVEZ-VOUS CONSULTER, METTRE À JOUR OU SUPPRIMER LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET ?

Vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous, des détails sur la manière dont nous les avons traités, de corriger des inexactitudes ou de supprimer vos renseignements personnels. Vous pouvez également avoir le droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels. Ces droits peuvent être limités dans certaines circonstances par la loi applicable. Pour demander de consulter, de mettre à jour ou de supprimer vos renseignements personnels, veuillez visiter : http://www.softhauz.ca/eng/dashboard.